Informes de Avances e Informes Finales

Ahora tenemos plantillas ligeramente diferentes para el informe de mitad de año y el de fin de año:

• Informe Anual de Proyecto  (Word doc)   (Pdf)
• Informe Parcial de Proyecto  (Word doc)   (Pdf)

Plazos:  Los plazos de informes de avances e informes finales se encuentran especificados en el contrato de agencia. Los informes pueden ser remitidos una o dos semanas antes del plazo de entrega para facilitar adelantos de transferencias bancarias. Nosotros le indicaremos a quién le deben enviar los informes. Por favor, indique si el informe será remitido con retraso; de ser el caso, por favor envíe una actualización por correo electrónico antes del vencimiento del plazo.

Fotos: El acceso a fotos relacionadas con el proyecto nos es muy útil y podría generar apoyo para el proyecto. Asumiremos que las fotos que son compartidas con nosotros se pueden utilizar en nuestros medios de comunicación (página web, informe anual, etc.). Por favor, indíquennos si esto no fuera así. ICFC le dará crédito a su organización y también al fotógrafo(a), si nos proporcionan el nombre de la persona. También podríamos solicitar imágenes de alta resolución de ciertas fotos para usar en publicaciones impresas.

Actualizaciones entre informes de proyectos:  ICFC prefiere mantener comunicaciones regulares con sus socios. Estamos abiertos a realizar teleconferencias por Skype o Zoom cuando sea necesario. Si surgiera alguna eventualidad que pudiera impactar al proyecto de una manera significativa, por favor comuníquense con nosotros lo mas pronto posible - no espere hasta la entrega del próximo informe de proyecto.

Comunicación por correo electrónico:  Se nos hace muy útil cuando la línea de asunto del correo electrónico indica claramente de qué se trata el mensaje. Ejemplos: "comentarios acerca del 2ndo informe de avances"; "pregunta sobre ítem de presupuesto". También solicitamos que por favor se actualize la línea de asunto del correo electrónico cuando cambie el tema del mensaje.

Reconocimiento

ICFC y sus Agentes deberán reconocerse mutuamente en cualquier publicación o materiales promocionales relacionados al proyecto. Esto incluye informes, artículos de revistas y periódicos, publicaciones arbitradas, páginas web y comunicados de prensa. Por favor, siéntanse en libertar de usar nuestro logo (descargable desde aquí) donde fuere pertinente (señalización, página web, informes, etc.). 

Desembolsos

Nosotros les notificaremos cuando estemos a punto de enviar un giro bancario, y les remitiremos por correo electrónico la documentación pertinente apenas la tengamos.

Destinatarios en Brasil: Deben entregar la documentación necesaria a la sucursal de su banco dentro del plazo de dos días de iniciada una transferencia de fondos desde Canadá. Nosotros consultaremos con ustedes sobre el periodo de realización de los giros bancarios.

Informes Financieros

Los informes financieros deben ser enviados a Laurie al correo electrónico Havinga@ICFCanada.org y con una copia a Tom al correo electrónico Welch@ICFCanada.org.

Su informe financiero debe incluir una Planilla de Gastos (Apéndice A), la cual es actualizada con cada informe financiero. Si no tiene una Planilla de Gastos, puede descargarlo aquí. La planilla resume los fondos enviados y recibidos, el saldo disponible para transferencia al siguiente periodo, y el total de los gastos incluidos en el informe.

Por favor utilice nuestros códigos de gastos: Apéndice B y aquí en formato Word doc y aqui en formato pdf). Puede añadir categorías caso fuere necesario.

IMPORTANTE: Por favor, indicar los gastos para el periodo que sigue a su último informe financiero (en vez de hacerlo para todo el año, por ejemplo, luego de entregar un informe de medio año).

Los recibos y facturas deben de estar disponibles para evaluación caso se los solicitemos. Si bien entendemos que a veces es difícil conseguir recibos para algunos gastos menores, por favor, haga un esfuerzo por conseguir recibos y facturas siempre que sea posible. En el caso de la compra de cualquier equipo, vehículo, embarcación, estructura de construcción, etc. cuyo costo exceda los US$500, por favor enviar una imagen fotográfica del ítem con la Planilla de Gastos o luego de efectuada la compra.