Directrices para socios de ICFC ("agentes")

INDICE
Contrato de Agencia
Acuerdos de Proyecto
Presupuesto de proyectos con varios entes financiadores
Flexibilidad en el Plan de Trabajo
Informes de Avances e Informes Finales
Reconocimiento
Desembolsos
Informes financieros
Apéndice A: Planilla de Gastos
Apéndice B: Categorias de gastos para informes financieros

Descargar: Formulario de informe (en versión Word) (o en versión pdf)

Contrato de Agencia

ICFC colabora con otras ONGs e individuos para llevar a cabo sus proyectos de conservación internacional. Esta no es una relación de donante a beneficiario. ICFC se involucra en la planificación, manejo y supervisión de cada proyecto en proporción a nuestra contribución financiera al proyecto.

Acuerdos de Proyectos

Los Acuerdos de Proyectos ("Contratos de Agencia") entre ICFC y nuestros socios locales ("Agentes"; también llamados "socios de campo") son contratos legalmente vinculantes que establecen los detalles de los proyectos de conservación a ser ejecutados por los socios locales en representación de ICFC. Los acuerdos son generados de manera conjunta con los socios locales y son específicos a cada proyecto. Ellos incluyen:

  • Meta y objetivos (con indicadores de éxito, donde fuere aplicable)
  • Periodo de tiempo
  • Calendario de informes (informes de avances en intervalos de 6 meses o menos; informe final)
  • Calendario de desembolsos (la moneda es usualmente aquella preferida por el Agente)
  • Antecedentes
  • Información sobre el personal del proyecto
  • Plan de Trabajo (este puede incluir plazos para varios componentes)
  • Presupuesto

Presupuestos de proyectos con varios entes financiadores

Cuando hay múltiples entes financiadores, nuestra política es la de indicar públicamente la proporción del presupuesto total contribuida por ICFC y quiénes son los otros entes financiadores. Por ende, los presupuestos deben ser organizados en columnas para cada ente financiador, lo que nos permite ver dónde va nuestro aporte en relación al total del presupuesto del proyecto.

Flexibilidad en el Plan de Trabajo

En el transcurso de un proyecto, las prioridades o la situación pueden cambiar en relación a la ejecución de las actividades programadas. La política de ICFC es la de permanecer flexible y ajustar el plan de trabajo según sea necesario para lograr la meta del proyecto. Tales cambios deben ser discutidos entre el socio local e ICFC. Por favor, informe a ICFC con tiempo sobre cualquier eventualidad que podría hacer necesaria o deseable la alteración significativa del plan de trabajo. Por favor, solicitamos también se nos informe sobre cualquier cambio significativo en el personal o el presupuesto.

Informes de Avances e Informes Finales

Por favor use nuestro formulario de informe, el cual puede descargar desde: (en version Word)   (o (en versión pdf)

Plazos:  Los plazos para informes de avances e informes finales se encuentran especificados en el contrato de agencia. Los informes pueden ser remitidos una o dos semanas antes del plazo, lo que puede permitir adelantar transferencias bancarias. Nosotros indicaremos a quién enviar informes. Por favor, indique si un informe será remitido con retraso; de ser el caso, por favor envíe una actualización por correo electrónico antes del vencimiento del plazo.

Fotos: El tener acceso a fotos relacionadas a un proyecto nos es muy útil y estimula el apoyo al proyecto respectivo. Asumiremos que las fotos que son compartidas con nosotros se pueden utilizar en nuestros medios de comunicación (página web, informe anual, etc.). Por favor, indíquennos si este no fuere el caso). ICFC dará crédito a su organización y también puede dar crédito al fotógrafo(a) si nos proporcionan el nombre de la persona. Podemos solicitar imágenes de alta resolución de ciertas fotos para usar en publicaciones impresas.

Actualizaciones entre plazos:  ICFC agradece comunicaciones de socios locales entre plazos de informes. Estamos llanos a realizar teleconferencias por Skype cuando haya necesidad de discutir uno o más temas. Si surgiese alguna eventualidad que pudiera impactar un proyecto significativamente, por favor comuníquense con nosotros a la brevedad - no esperen hasta el próximo informe.

Comunicación por correo electrónico:  Nos es muy útil cuando el encabezado del mensaje indica claramente de qué se trata la comunicación. Ejemplos: "comentarios acerca del 2ndo informe de avances"; "pregunta sobre ítem de presupuesto". Por favor, solicitamos actualizar el encabezado cuando un intercambio cambia de tema.

Reconocimiento

ICFC y sus Agentes deberán reconocerse mutuamente en cualquier publicación o materiales promocionales relacionados al proyecto. Esto incluye informes, artículos de revistas y periódicos, publicaciones arbitradas, páginas web y comunicados de prensa. Por favor, siéntanse en libertar de usar nuestro logo (descargable desde aquí) donde fuere pertinente (señalización, página web, informes, etc.). 

Desembolsos

Nosotros les notificaremos cuando estemos a punto de enviar un giro bancario, y les remitiremos por correo electrónico la documentación pertinente apenas la tengamos.

Destinatarios en Brasil: Deben entregar la documentación necesaria a la sucursal de su banco dentro del plazo de dos días de iniciada una transferencia de fondos desde Canadá. Nosotros consultaremos con ustedes sobre el periodo de realización de los giros bancarios.

Informes Financieros

Los informes financieros deben ser enviados a Laurie al correo electrónico Havinga@ICFCanada.org y con copia a Tom alWelch@ICFCanada.org.

Su informe financiero debe incluir una Planilla de Gastos (Apéndice A), la cual es actualizada con cada informe financiero. Si no tiene una Planilla de Gastos, puede descargarlo aquí. La planilla resume los fondos enviados y recibidos, el saldo disponible para transferencia al siguiente periodo, y el total de los gastos incluidos en el informe.

Por favor utilice nuestros códigos de gastos: Apéndice B y aquí en formato Word doc y aqui en formato pdf). Puede añadir categorías caso fuere necesario.

IMPORTANTE: Por favor, indicar los gastos para el periodo que sigue a su último informe financiero (en vez de hacerlo para todo el año, por ejemplo, luego de entregar un informe de medio año).

Los recibos y facturas deben de estar disponibles para evaluación caso se los solicitemos. Si bien entendemos que a veces es difícil conseguir recibos para algunos gastos menores, por favor, haga un esfuerzo por conseguir recibos y facturas siempre que sea posible. En el caso de la compra de cualquier equipo, vehículo, embarcación, estructura de construcción, etc. cuyo costo exceda los US$500, por favor enviar una imagen fotográfica del ítem con la Planilla de Gastos o luego de efectuada la compra. 

APÉNDICE A: Planilla de Gastos

Esta Planilla de Gastos le será se puede descargarlo aquí y tiene fórmulas que harán cálculos automáticos.


APÉNDICE B: Categorias de gastos para informes financieros

Código Descripción de la categoría Categoría (en inglés)
6-1100 Gastos de contabilidad Accounting Fees
6-1120 Propaganda y anuncios Advertising & Message Promotion
6-1140 comisiones bancarias Bank - Fees
6-1160 Banco: Tarjeta de crédito y PayPal Honorarios Bank - credit card & PayPal Fees
6-1200 Limpieza y Suministros Cleaning & Cleaning Supplies
6-1220 Desarrollo de Negocios, Hotelería (por ejemplo, visitando a los funcionarios y los donantes) Client Development & Hospitality
6-1240 Elementos de costo superior a $500 (e.g. camioneta, bote, radio) Capital Items - Vehicles, etc.
6-1260 Reuniones y Materiales Relacionados Committees & Local Meetings
6-1280 Equipo de comunicaciones, radios, GPS, etc Communications Equipment
6-1300 Gastos de equipo y software Computer Expenses
6-1320 Desarollo y capacitación de personal - campo Conferences & Training
6-1340 Consultores, Contratistas Consultants & Subcontractors
6-1360 Envíos de correo, mandados y carga Courier & Postage
6-1400 Suscripciones / licencias Dues / Fees / Licenses
6-1420 Construcción de campo Field Construction
6-1440 Suministros generales y costos administrativos (diverso) General Supplies & administrative costs (miscellaneous)
6-1460 Seguros Insurance
6-1500 Programas de Pasantías y Educativos Internships & Educational Programs
6-1520 Gastos de compra de tierras Land Purchase Expense
6-1540 Gastos legales Legal
6-1560 útiles de oficina Office Supplies
6-2010 Salarios Salaries & Wages
6-2060 Beneficios a lo empleados Employee Benefits
6-4000 Oficina de Alquiler Rent
6-4010 Mantenimiento y Reparaciones: Estación de Campo Repair & Maintenance - Office & Field Station
6-4030 Mantenimiento y Reparaciones: Propiedad y Equipo Repair & Maintenance - Property & Equipment
6-4040 Vigilancia y Cumplimiento de la Manutención de Fronteras Security & Boundary Enforcement
6-4050 Proyectos Especiales del pueblo / Empresas Special Village Projects
6-4060 Herramientas y Equipos Tools & Equipment
6-5010 Viajes: Billete de avión Travel: Airfare
6-5020 Viajes: Gastos de barcos Travel: Boat
6-5030 Viajes: Combustible para vehículos y Embarcaciones Travel: Fuel - Vehicles & Boats
6-5040 Transporte Local, incluyendo Taxi Aéreo Travel: Local Field Transportation
6-5050 Viajes: Alojamiento y alimento p Travel: Meals & Lodging
6-5060 Viajes: Mantenimiento de vehículos y los caballos, camellos y otros Travel: Vehicles / Horses / Other
6-6010 Utilidades: Petróleo y Gas Utilities: Oil & Gas
6-6020 Utilidades: Energía eléctrica Utilities: Power
6-6030 Utilidades: Teléfono & Internet Utilities: Telephone & Internet
6-6040 Utilidades: Agua Utilities: Water

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