Diretrizes para parceiros do ICFC ("agentes")

Contrato de Agência

ICFC estabelece parcerias com outras ONGs e indivíduos para realizar seus projetos de conservação internacional. Esta relação não é a de um doador à beneficiário. ICFC se envolve no planejamento, gerenciamento e supervisão de cada projeto em proporção à sua contribuição financeira ao projeto.

Acordos de Projetos

Os Acordos de Projetos ("Contratos de Agência") entre ICFC e nossos parceiros locais ("Agentes"; também chamados "parceiros de campo") são contratos legalmente vinculantes que estabelecem os detalhes dos projetos de conservação a serem executados pelos parceiros locais em representação de ICFC. Os acordos são gerados de forma conjunta com os parceiros locais e são específicos a cada projeto. Eles incluem:

  • Meta e objetivos (com indicadores de êxito, onde fosse aplicável)
  • Período de tempo
  • Calendario de relatórios (relatórios de progresso em intervalos de 6 meses ou menos; relatório final)
  • Calendario de pagamentos (a moeda é usualmente aquela preferida pelo Agente)
  • Antecedentes
  • Informação sobre a equipe do projeto
  • Plano de trabalho (pode incluir prazos para vários componentes)
  • Orçamento
  • Orçamentos de Projetos com Vários Entes Financiadores

Quando ha vários entes financiadores, a nossa política é a de indicar publicamente a proporção do orçamento total contribuido por ICFC e quém são os outros entes financiadores. Portanto, os orçamentos devem ser organizados em colunas para cada ente financiador, o que permite ver onde vai o nosso aporte em relação ao total do orçamento do projeto.

Flexibilidade no Plano de Trabalho

No curso de um projeto, as prioridades ou a situação podem mudar em relação à execução das atividades programadas. A política de ICFC é a de permanecer flexível e ajustar o plano de trabalho segundo seja necessário para atingir a meta do projeto. Tais mudanças devem ser discutidas entre o parceiro local e ICFC. Por favor, informe ICFC com tempo sobre qualquer eventualidade que poderia fazer necessária ou desejável a alteração significativa do plano de trabalho. Por favor, também solicitamos nos informar sobre qualquer mudança significativa na equipe ou no orçamento.

Relatórios de Progresso e Relatórios Finais

Para os relatórios, por favor usar o nosso formulário, o qual pode ser baixado desde: (em versão Word)   (o (em versão pdf)

Prazos:  Os prazos para relatórios de progresso e relatórios finais encontram-se especificados no contrato de agência. Os relatórios podem ser enviados uma ou duas semanas antes do prazo, o que pode permitir adiantar transferências bancarias. Nós indicaremos a quém enviar os relatórios. Por favor, indicar se um relatório será enviado com atraso; de ser o caso, por favor enviar uma atualização por email antes do vencimento do prazo.

Fotos: O acesso a fotos relacionadas a um projeto é muito útil para ICFC, e estimula o apoio ao projeto respectivo. Entendemos que as fotos que são compartilhadas com nós poderão ser utilizadas em nossos meios de comunicação (site, relatório anual, etc.). Por favor, indicar se este não for o caso). ICFC dará o reconhecimento devido à su organização e também pode dar crédito ao fotógrafo(a) se o nome da pessoa é fornecido. Podemos solicitar imagens de alta resolução de certas fotos para usar em publicações impressas.

Atualizações entre prazos:  ICFC agradece as comunicações de parceiros locais entre prazos de relatórios. Estamos abertos a realizar teleconferências via Skype quando haja necessidade de discutir um ou mais temas. Se surgisse alguma eventualidade que pudesse impactar um projeto significativamente, por favor entrar em contato conosco assim que puder -e não esperar até o próximo relatório.

Comunicação por email:  Para nós é muito útil quando o cabeçalho da mensagem indica claramente o tema da comunicação. Exemplos: "comentarios sobre o 2ndo relatório de progresso"; "pergunta sobre item de orçamento". Por favor, solicitamos atualizar o cabeçalho quando uma comunicação muda de tema.

APÊNDICE A

Esta Planilha de Despesas será enviada parcialmente preenchida por nós, e tem fórmulas que farão cálculos automáticos. A planilha asemelhará a tabela de baixo:


TOP

APÊNDICE B: Categorias de despesas para relatórios financeiros

Código Descrição da categoria Descrição da categoria (em Inglês)
6-1100 Despesas de contabilidade Accounting Fees
6-1120 Propaganda e anúncios Advertising & Message Promotion
6-1140 Comissões bancárias Bank - Fees
6-1160 Banco: Taxas de cartão de crédito e PayPal Bank - credit card & PayPal Fees
6-1200 Limpeza e materiais de limpeza Cleaning & Cleaning Supplies
6-1220 Desenvolvimento de negócios, hotelaria (por exemplo, visita a funcionários e doadores) Client Development & Hospitality
6-1240 Elementos de custo superior a $500 (e.g. caminhonete, barco, radio) Capital Items - Vehicles, etc.
6-1260 Reuniões e materiais Relacionados Committees & Local Meetings
6-1280 Equipamento de comunicações, radios, GPS, etc Communications Equipment
6-1300 Despesas de equipamento e informática Computer Expenses
6-1320 Desenvolvimento e capacitação da equipe Conferences & Training
6-1340 Consultores e contratados Consultants & Subcontractors
6-1360 Correio e frete Courier & Postage
6-1400 Assinaturas/licenças Dues / Fees / Licenses
6-1420 Construção de campo Field Construction
6-1440 Provisões gerais e custos administrativos (diversos) General Supplies & administrative costs (miscellaneous)
6-1460 Seguros Insurance
6-1500 Programas educacionais e estágios Internships & Educational Programs
6-1520 Despesas de compra de terras Land Purchase Expense
6-1540 Despesas legais Legal
6-1560 Materiais de escritório Office Supplies
6-2010 Salários Salaries & Wages
6-2060 Benefícios aos empregados Employee Benefits
6-4000 Aluguel Rent
6-4010 Manutenção e consertos: Estação de campo Repair & Maintenance - Office & Field Station
6-4030 Manutenção e consertos: Propriedade e equipamento Repair & Maintenance - Property & Equipment
6-4040 Segurança e fiscalização de borda/fronteira Security & Boundary Enforcement
6-4050 Projetos especiais do povoado/ Empresas Special Village Projects
6-4060 Ferramentas e equipamentos Tools & Equipment
6-5010 Viagens: Passagem aérea Travel: Airfare
6-5020 Viagens: Despesas de barcos Travel: Boat
6-5030 Viagens: Combustível para veículos e embarcações Travel: Fuel - Vehicles & Boats
6-5040 Transporte local, incluindo taxi aéreo Travel: Local Field Transportation
6-5050 Viagens: Hospedagem e refeições Travel: Meals & Lodging
6-5060 Viagens: Manutenção de veículos, cavalos, camelos e outros Travel: Vehicles / Horses / Other
6-6010 Utilidades: Petróleo e gás Utilities: Oil & Gas
6-6020 Utilidades: Energia elétrica Utilities: Power
6-6030 Utilidades: Telefone & internet Utilities: Telephone & Internet
6-6040 Utilidades: água Utilities: Water

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